Para cobrar un contrato público de bienes o servicios, acredita la entrega, obtén la conformidad del área usuaria y presenta el comprobante y los anexos por el canal indicado. Bajo el artículo 67 de la Ley N.º 32069, el plazo general de pago es de hasta diez días hábiles después de la conformidad, con una prórroga justificada de hasta cinco días hábiles. La valorización de obras sigue sus reglas específicas. Para el cierre económico de una obra o de su consultoría, consulta el procedimiento de liquidación del contrato.
1. Ordena los documentos antes de la entrega
Revisa la orden o el contrato formalizado con la entidad. Anota fecha de inicio, entregable, dependencia que recibe, instrucciones de facturación y canal de presentación. Al entregar, conserva la guía, acta o cargo que identifique quién recibió, cuándo y qué recibió. Un correo sin constancia de ingreso puede ser insuficiente para reconstruir la fecha.
2. Distingue recepción, conformidad y pago
| Hito | Qué guardar |
|---|---|
| Recepción | Cargo, guía, acta o constancia de entrega. |
| Conformidad | Comunicación o documento que acredita la verificación por el área usuaria. |
| Pago | Constancia del abono y registro interno de la factura cancelada. |
El artículo 144 del Reglamento distingue recepción y conformidad en bienes y servicios. Su regla general fija un máximo de siete días desde el día siguiente de la recepción, con un máximo de veinte días si se requieren pruebas para verificar el cumplimiento o se trata de consultorías. En contratos menores, el numeral 229.4 remite al artículo 144 para recepción y conformidad y al artículo 67 de la Ley para el pago. Consulta los artículos en la compilación oficial del OECE.
3. Presenta el comprobante y registra el seguimiento
Sigue la instrucción de la entidad y la regla tributaria que corresponda para emitir y presentar la factura electrónica. Guarda el número del expediente y las fechas de entrega, conformidad e ingreso del comprobante. Si hay observaciones, pide que indiquen qué debes corregir y presenta la respuesta por el canal formal. Si el pago incluye un descuento por incumplimiento, revisa cómo se calculan las penalidades y qué documentos respaldan el cargo.
¿Qué hacer si la entidad se demora?
Primero verifica si la conformidad ya se otorgó y si la entidad justificó una prórroga. Si el plazo aplicable venció, presenta un pedido escrito de estado y pago. Adjunta la orden, la conformidad, el comprobante y sus cargos. El artículo 67.5 prevé intereses legales por retraso, salvo caso fortuito o fuerza mayor. Consulta la orientación oficial del OECE ante demoras. Si hay una controversia sobre el cumplimiento o el monto, identifica el mecanismo y los plazos del contrato y del régimen aplicable.
Si estás preparando tu primera venta, incorpora estas fechas al presupuesto desde el inicio. La guía para empezar a venderle al Estado conecta esta etapa con las decisiones previas, y la guía de la Ley N.º 32069 ayuda a identificar el régimen de la contratación.